Beranda / Emis

Yang Harus Dikerjakan Dalam Updating Emis Genap 2019/2020

Apa saja yang harus dikerjakan dalam updating data Emis Madrasah Semester Genap Tahun Pelajaran 2019/2020? Ini menjadi salah satu pertanyaan yang kadang terbesit di kalangan operator madrasah. Meskipun pendataan Emis Madrasah sudah dimulai 10 Februari silam, tidak sedikit yang merasa bingung tentang hal apa saja yang harus segera dikerjakan dan diupdate datanya dalam masa pemutakhiran Emis Madrasah semester ini.

Apalagi pada periode updating data Emis Madrasah semester ini dimana operator dapat memilih menggunakan salah satu dari dua moda yang disediakan. Melakukan pendataan menggunakan Aplikasi Feeder Madrasah (AFE) atau secara online di laman Emis Madrasah. Padahal, baik pada keduanya, hal-hal yang harus dilakukan, dikerjakan, dan dilengkapi adalah sama.

Yang Dikerjakan Dalam Updating Emis

Secara garis besar, yang harus dikerjakan oleh oprator madrasah dalam memutakhirkan data Emis Madrasah di semester ini dapat dikelompokkan dalam empat kelompok. Keempatnya adalah pemutakhiran data kelembagaan dan proses KBM, data sarana dan prasarana, data siswa, dan data guru dan tenaga kependidikan (GTK).

Baca : 5 Tahapan Pendataan Melalui Aplikasi Feeder Emis

1. Pemutakhiran Data Kelembagaan dan Proses KBM


Pertama yang harus dikerjakan adalah mengecek, melengkapi, melakukan perubahan data terkait dengan data kelembagaan dan proses KBM. Data-data ini bisa diakses melalui menu Kelembagaan dengan beberapa submenu yang tersedia.
  • Submenu Profil Lembaga, sila cek dan lengkapi data terkait dengan lokasi, kontak, jarak, perijinan, akreditasi, KKM, penyelenggara KKM, informasi rekening BOS, dan DIPA bagi madrasah negeri
  • Submenu Rekap GTK, isikan dengan jumlah guru dan tenaga kependidikan di semester ini berdasarkan kriteria-kriteria yang tersedia.
  • Submenu Rekap Siswa, isikan dan lengkapi data rekapitulasi terkait siswa yang dikelompokkan dalam beberapa bagian meliputi Jumlah Pendaftar & Jumlah Siswa yang Diterima, Jumlah Lulusan, Jumlah Siswa Drop Out (DO) pada tahun ajaran 2018-2019, dan Jumlah Siswa Mutasi.
  • Submenu Proses KBM, lengkapi informasi terkait KBM yang dikelompokkan dalam beberapa bagian meliputi Kegiatan Belajar Mengajar, Kegiatan Ekstrakurikuler, dan Mapel yang Diselenggarakan.
  • Submenu Keuangan & Bantuan, isi dan lengkapi data terkait keuangan dan bantuan yang diterima lembaga yang dikelompokkan dalam Penerimaan Keuangan Madrasah, Pengeluaran Keuangan Madrasah, Tambahan Data Keuangan, Prioritas Kebutuhan Madrasah, Bantuan Yang Pernah Diterima Madrasah, dan rekap penerima Program Indonesia Pintar (PIP)/Bantuan Siswa Miskin (BSM)

Bagi lembaga baru dan belum terdaftar di database referensi Emis dapat mendaftarkan diri melalui admin Kemenag kab/Kota dengan syarat telah memiliki Izin Operasional. Sedang bagi yang belum memiliki NPSN atau terdapat kesalahan terkait data pokok lembaga (nama, alamat, NPSN, dll) dapat melakukan pengajuan dan perubahan data melalui laman VervalSP di alamat https://vervalsp.data.kemdikbud.go.id

Khusus untuk data terkait Jumlah Lulusan, Jumlah Siswa Drop Out (DO) pada tahun ajaran 2018-2019, dan Jumlah Siswa Mutasi (dalam Submenu Rekap Siswa) merupakan fitur baru yang ditambahkan.

2. Pemutakhiran Data Sarpras


Yang kedua, melakukan pemutakhiran data terkait dengan sarana dan prasarana lembaga. Pada menu sarpras ini memiliki beberapa bagian data, yang meliputi:
  • Kepemilikan Tanah (Status Kepemilikan dan Penggunaannya)
  • Rincian Data Ruangan
  • Ketersediaan Listrik
  • Ketersediaan Air Sanitasi
  • Ketersediaan Jaringan Internet
  • Sarana Prasarana Pendukung Pembelajaran

Lembaga cukup melengkapi dan melakukan perubahan data (jika ada), menyesuaikan dengan kondisi riil di semester ini.

3. Pemutakhiran Data Siswa


Pemutakhiran data Emis Madrasah pada menu Siswa memiliki fitur dan submenu yang terbanyak dibanding data lainnya. Submenu yang tersedia adalah Sisw Aktif, Ringkasan Siswa, Luluskan Siswa, Mutasi Masuk, Mutasi keluar, Alumni, Siswa Ganda, dan Siswa Non Aktif. Meski dalam Aplikasi Feeder Emis, submenu yang ditampilkan lebih sedikit karena terkait dengan mutasi dan penonaktifan siswa dilakukan melalui Feeder Monitor.

Yang paling utama dan harus dilakukan oleh operator madrasah adalah melakukan updating data Emis terkait dengan profil dan detail siswa. Data ini bisa diedit dan dilengkapi dengan cara membuka submenu "Siswa Aktif" kemudian mengklik tombol "Aksi" yang ada di ujung kanan nama siswa yang hendak diupdate.

Data yang butuh untuk dilengkapi meliputi profil siswa, kelas dan rombel, kebutuhan khusus, alamat tempat tinggal siswa, orangtua dan wali siswa, PIP, prestasi siswa, dan beasiswa yang pernah diperoleh. Khusus bagi siswa yang sudah lulus, tambahkan isian terkait kelulusan yang meliputi tanggal lulus dan sekolah tujuan.

Hal-hal lain terkait dengan siswa, adalah sebagai berikut:
  • Siswa belum tercatat di database referensi Emis:
    • Tambahkan siswa dengan membuka submenu "Siswa Aktif" lalu klik tombol "Siswa Baru dari RA atau Madrasah atau Siswa Baru Umum (bukan dari RA/Madrasah)
    • Lengkapi data profil siswa
    • Tunggu validasi dari admin Emis Pusat
  • Siswa Mutasi Keluar
    • Buka submenu "Siswa Aktif" lalu klik tombol "Aksi" dan pilih "Mutasi"
    • Isikan informasi madrasah tujuan
    • Cek di submenu "Mutasi keluar" dan hubungi madrasah tujuan untuk melakukan penerimaan siswa by system.
  • Siswa Ganda/Duplikat
    • Buka submenu "Siswa Ganda"
    • Lakukan penghapusan
  • Ubah Profil Siswa
    • Data pokok siswa (nama, NIK, NISN) dapat dilakukan perubahan melalui laman VervalPD (http://vervalpdnew.data.kemdikbud.go.id). Atau melalui Feeder Monitor (http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/monitor), menu "Edit Data Pokok" khusus bagi yang melakukan pendataan menggunakan AFE.

4. Pemutakhiran Data GTK


Pemutakhiran data terkait GTK dilakukan dengan mengakses menu "GTK" lalu klik tombol "Aksi" pada GTK yang bersangkutan. Akan terbuka data GTK yang dikelompokkan dalam beberapa bagian, meliputi:
  • Informasi Pribadi
  • Status Keaktifan
  • Data Kepegawaian PTK
  • Kualifikasi Pendidikan PTK
  • Riwayat Inpassing (jika sudah inpassing)
  • Aktifitas Pendidik (Penugasan)
  • Informasi Sertifikasi Pendidik
  • Informasi Nomor Register Guru
  • Informasi Tunjangan
  • Penghargaan Yang Pernah Diperoleh
  • Pelatihan Peningkatan Kompetensi Yang Pernah Diikuti
  • Aktivitas Penugasan Tenaga Kependidikan
  • Informasi Tempat Tinggal PTK
  • Informasi Keluarga
  • Test Kebahasaan

Dalam Emis Madrasah terdapat menu baru yakni "Jadwal" yang berisikan penjadwalan di masing-masing rombongan belajar. Namun saat Ayo Madrasah mencoba mengakses menu ini tampaknya masih belum bisa dan menampilkan pesan error.

Setelah melakukan pemutakhiran dan data diyakini telah benar, lakukan konfirmasi data untuk masing-masing menu pendataan (Kelembagaan, Sarpras, Siswa, dan GTK). Di laman Emis Madrasah langsung terdapat menu Konfirmasi sedangkan bagi yang menggunakan AFE, konfirmasi dilakukan melalui laman Feeder Monitor. Kemudian, langkah terakhir, sebagai penutup dan penanda selesainya proses pemutakhiran adalah penyetakan BAP.

Demikianlah hal-hal yang harus dilakukan dalam updating data Emis semester genap kali ini. Semoga bermanfaat.