5 Tahapan Pendataan Melalui Aplikasi Feeder Emis
Tahapan pendataan Emis melalui Aplikasi Feeder Emis (AFE), secara garis besar dapat dikelompokkan dalam lima tahap. Meski dalam prosedur pendataan melalui Aplikasi Feeder Emis sebagaimana dibagikan di laman Emis Dashboard, diperinci menjadi tujuh tahapan. Dan kelima tahap ini, musti dipahami dan dikerjakan dengan baik sehingga updating data Emis Semester Genap Tahun 2019/2020 dapat berjalan dengan sukses.
Sebagaimana diulang dalam artikel Ayoo Madrasah terdahulu (Baca: Aplikasi Feeder Emis (AFE) Resmi Diluncurkan), mulai semester ini pendataan Emis Madrasah akan beralih dari yang semula menggunakan aplikasi berbasis online, Emis Madrasah, menjadi aplikasi berbasis web komputer lokal, Aplikasi Feeder Emis.
Berdasarkan ujicoba singkat yang dilakukan oleh Ayo Madrasah, setiap lembaga harus melalui lima tahapan pendataan dalam menggunakan Aplikasi Feeder Emis ini. Kelima meliputi login awal, import data awal, pendataan, sinkronisasi, dan berita acara pendataan.
Ini dengan asumsi setiap lembaga telah memiliki Aplikasi Feeder Emis dan berhasil menginstalnya ke komputer lokal. Untuk tata cara mengunduh dan instalasi, sila baca: Cara Download dan Instal Aplikasi Feeder Emis
1. Login Awal
Login Awal ini menjadi tahapan pertama yang harus dilakukan dalam rangka melakukan sinkronisasi data user (lembaga) antara Aplikasi Feeder Emis dengan server Emis. Oleh karena itu, pada tahap ini, proses login harus dilakukan dalam kondisi komputer terhubung dengan jaringan internet. Login Awal ini ditandai dengan adanya tombol "Get Data and Login" di bagian bawah isian username dan password. Sedang untuk login berikutnya tombolnya berubah menjadi "Login"
Ketika operator memasukkan username dan password untuk login awal, Aplikasi Feeder Emis akan melakukan pencocokan dan mengunduh data user yang meliputi akun operator dan data lembaga dari server pusat Emis.
Jika berhasil, login awal (dimana komputer harus dalam kondisi online) hanya cukup dilakukan sekali.
Jika menemui kendala saat login awal, seperti halaman login yang tidak mau terbuka atau username dan password yang dimasukkan dianggap salah, sila baca: Solusi Tidak Dapat Login ke Feeder Emis.
2. Import Data Awal
Setelah berhasil login yang pertama kali, tahap berikutnya adalah melakukan import data awal sebagai dasar pendataan. Data awal ini meliputi siswa, guru dan tenaga kependidikan, dan sarana dan prasarana. Karena mengunduh data, maka pada tahap ini komputer yang terpasangi AFE harus terkoneksi pada jaringan internet.
Saat pertama kali digunakan, data pada dashboard Aplikasi Feeder Emis masih kosong kecuali data user (kelembagaan). Karena itu operator harus melakukan unduh data (sinkronisasi data awal) dari data yang telah tersimpan sebelumnya di server Emis. Pengalaman Ayo Madrasah, tahap ini tidak membutuhkan waktu yang lama, data seratusan siswa berhasil diunduh dalam hitungan detik.
Untuk melakukan import data awal, caranya cukup mudah. Klik menu "Data Lampau" yang terdapat di sidebar hingga terbuka pilihan submenu Import Siswa, Import GTK, dan Import Sarpras. Klik tulisan "Execute!" yang terdapat di bawah masing-masing submenu. Tunggu proses loading hingga muncul kotak notifikasi yang menerangkan jumlah seluruh data, jumlah data yang berhasil diunduh, dan jumlah data yang gagal terunduh. Klik tombol OK.
Untuk melihat data apa saja yang berhasil terunduh, klik menu dan submenu terkait dengan Peserta Didik, GTK, dan Sarpras. Atau dapat juga dilihat ringkasannya di halaman Beranda.
Data awal terkait siswa, GTK, dan sarpras ini kemudian yang akan menjadi obyek pemutakhiran data emis.
Tahap import data awal ini cukup dilakukan sekali saja. Kecuali jika lembaga melakukan transaksi (pemutakhiran data) terkait dengan mutasi siswa atau GTK dan penambahan atau hapus data. Dimana transaksi terkait mutasi siswa dan GTK harus dilakukan dulu secara online melalui Feeder Monitor.
3. Pemutakhiran Data
Setelah data awal terunduh, tahapan ketiga, pemutakhiran data, dapat dilaksanakan secara full offline, tanpa terkoneksi ke jaringan internet.
Pada tahap pendataan ini, operator emis madrasah, melakukan pemutakhiran data awal yang telah diunduh sebagaimana pada tahap sebelumnya. Pemutakhiran ini meliputi kegiatan melengkapi, memperbaiki, termasuk update kenaikan kelas. Jenis data yang dilakukan pemutakhiran meliputi data kelembagaan, siswa, GTK, dan sarana prasarana.
Data kelembagaan meliputi data umum, lokasi, jarak, perizinan, KKM, penyelenggara, dan BOS. Lakukan pemutakhiran jika terdapat data yang kurang, salah, atau terdapat perubahan. Untuk menyimpan perubahan yang dilakukan, klik tombol "Update"
Data siswa dapat diedit melalui menu Peserta Didik. Perubahan terkait data siswa dapat diedit melalui submenu Siswa Aktif. Caranya adalah:
- klik tombol "Action" yang terdapat di ujung kanan baris siswa yang bersangkutan.
- Akan terbuka halaman "Form Edit Siswa".
- Lakukan edit dengan mengisi, mengganti isian, atau menghapus pada kolom-kolom yang berwarna putih.
- Kolom isian yang berwarna abu-abu, tidak dapat diedit.
- Untuk membuka submenu lainnya, klik pada nama submenu.
- Akhiri dan simpan perubahan dengan mengklik tombol "Update".
Cara yang sama dilakukan juga terhadap data GTK dan sarana prasarana.
4. Sinkronisasi Data Akhir
Tahap keempat dalam pengelolaan Emis melalui Aplikasi Feeder Emis adalah Sinkronisasi Data Akhir, yakni mengirim data hasil pemutakhiran ke server pusat Emis kembali. Tahap ini dilaksanakan secara online sehingga komputer yang digunakan harus terkoneksi dengan sambungan internet.
Untuk melakukan sinkronisasi data akhir, klik menu sinkronisasi pada sidebar lalu klik "Execute!" pada masing-masing jenis sinkronisasi yang meliputi sinkronisasi lembaga, siswa, GTK, dan sarpras.
Tentunya sebelum melakukan tahap singkronisasi data akhir ini, operator emis telah memastikan semua data yang diinput telah valid. Meskipun sistem memungkinkan untuk dilakukan sinkronisasi lebih dari sekali, selama masa pendataan belum berakhir atau sebelum operator mencetak Berita Acara Pendataan.
Hasil dari proses sinkronisasi ini dapat dicek di laman Feeder Emis Monitor, dengan alamat http://emisdep.kemenag.go.id/madrasah_emis/monitor/. Untuk login, gunakan username dan password sebagai mana yang digunakan di AFE atau Emis Online.
Dimungkinkan setelah operator madrasah melakukan prosedur sinkronisasi, ternyata terdapat perubahan data kembali atau data salah yang harus diedit ulang melalui Aplikasi Feeder Emis. Dalam kondisi seperti itu dapat dilakukan perubahan data kembali kemudian dilakukan prosedur sinkronisasi dara akhir kembali. Hal ini bisa dilakukan selama operator belum mencetak Berita Acara Pendataan, atau masa pendataan belum berakhir (ditutup), atau tentunya, koneksi ke server Emis Pusat dibuka.
5. Berita Acara Pendataan
Tahap terakhir, Berita Acara Pendataan, menandai proses pendataan Emis Semester Genap 2019/2020 selesai. Operator madrasah telah melakukan sinkronisasi data akhir dan menyakini data telah valid dan tidak terjadi perubahan kembali.
Sebelum mencetak dan mengupload Berita Acara Pendataan, pada laman Feeder Emis Monitor lakukan pengecekan ulang data yang terkirim melalui proses sinkronisasi data akhir. Jika telah valid lakukan konfirmasi data dan Cetak-Upload Berita Acara. Setelah Berita Acara Pendataan, akses untuk melakukan sinkronisasi data antara Aplikasi Feeder Emis dengan server Emis pusat akan ditutup.
Berita Acara Pendataan dapat diunduh melalui laman Feeder Emis Monitor.
Demikian lima tahapan yang harus dilalui oleh operator emis madrasah dalam melakukan updating Emis Semester Genap Tahun Pelajaran 2019/2020. Dengan memperhatikan lima tahapan pendataan melalui Aplikasi Feeder Emis ini diharapkan para operator dapat melakukan updating dengan lancar dan sukses.